Javier de Andrés/
El Archivo Militar de Segovia (AGMS), de titularidad estatal, está gestionado por el Ejército de Tierra en nombre del Ministerio de Defensa y fue declarado Archivo Nacional por real decreto 2598/1998. Es actualmente uno de los cinco archivos históricos generales con los que cuenta el Instituto de Historia Militar con sede en Madrid, del que depende. Posee una plantilla de veintiocho personas de las cuales once son militares, siete funcionarios y diez son personal laboral no funcionario estando ubicado – de forma interina desde el 26 de mayo de 1909 – en el Alcázar desde el 26 de junio de 1898 y la Casa de la Química desde 1966. Estos inmuebles son gestionados por el Patronato del Alcázar de Segovia desde su creación en 1951.
En la actualidad el AGMS dispone en el Alcázar de los despachos de dirección, administración, oficina técnica y sala de investigadores, entre otras dependencias además de diecisiete salas-depósitos distribuidas en cinco plantas. Además, en la Casa de la Química hay algunos despachos administrativos y cuatro salas depósito. La longitud total de estanterías de las que se disponen es de 16 kilómetros aproximadamente, de los que actualmente se encuentran libres en torno a 900 metros. Cada día se toma la temperatura de las salas así como la humedad y periódicamente se hacen exhaustivos controles de plagas para evitar el deterioro de los documentos. Además, cada uno de los archivos que llegan al depósito permanecen un tiempo en ‘cuarentena’ para comprobar si su
estado puede llegar a ‘contaminar’ al resto.
En cuanto al ordenamiento de los archivos, los legajos de ‘Primera sección’ (personal militar) están ordenados alfabéticamente en el orden ‘primer apellido y nombre’ y si tiene segundo apellido a continuación. Dependiendo de la época las ,‘j’ y ‘x’ eran consideradas iguales como también las ‘b’ y las ‘v’. Con respecto al resto de la documentación , antiguamente se ordenaba por materias ( causas judiciales, armas…) desde un real decreto de 1898. En la actualidad se organiza lo que va llegando en función de su procedencia.
Falta de espacio
EL AGMS es una archivo ‘vivo’, es decir, periódicamente recibe documentación, especialmente la relacionada con los expedientes de personal, que una vez transcurridos 20 años desde la pérdida de la condición militar (fallecimiento, retiro, desaparición, etc…) son trasladados para su conservación al AGMS. Esto implica que su disponibilidad de almacenamiento va disminuyendo a un ritmo anual aproximado de 30 metros lineales, aunque últimamente se haya incrementado el volumen de recepción de documentos hasta los 160 metros al año.
Sin embargo el problema de la falta de espacio no es nueva y ya durante el Siglo XX hubo de derivarse documentación a otros archivos estatales, entre los que destacaron el General Militar de Madrid o el General Militar de Guadalajara. Más recientemente, las sucesivas ampliaciones que el Patronato del Alcázar está realizando de sus instalaciones museísticas, ha ido constriñendo la capacidad de almacenaje y desmejorando las condiciones de conservación de los más de 80.000 legajos de que se dispone, la mayor parte de ellos pertenecientes a la primera sección, la de personal, que cuenta casi con cuatro millones de expedientes personales de oficiales, suboficiales, tropa (hasta aproximadamente 1900) y personal civil que mantuvo relaciones con la Administración Militar, algunos de cuyos documentos se remontan al siglo XV. De esos cuatro millones, tan solo hay catalogados en torno a 150.000 lo que da una idea de los grandes misterios que pueden ocultar aún las estanterías del Archivo.
Además de la primera sección, hay otras que contienen documentos, planos, imágenes, etc.. relacionados con asuntos que no son del ámbito exclusivo militar, como por ejemplo arquitectura, ingeniería, música, medicina, etc… que los hacen muy atractivos para aquellos investigadores que quieran abordar este tipo de materias.
Lo cierto es que, según manifiesta el Coronel Director del AGMS Diego Quirós, “hay un límite en las dimensiones de almacenaje, y que junto a las mejorables condiciones de conservación; seguridad, especialmente la relacionada con incendios; manipulación, etc… de la documentación nos obligan a pensar en un futuro más próximo que lejano, en su traslado a otras instalaciones más adecuadas” . Lo que no se contempla en ningún caso es que los fondos puedan salir de Segovia. El traslado del Archivo no es una novedad y han sido varias las oportunidades en las que se barajaron diferentes posibilidades tanto en la capital como en la provincia. Aunque el propio Quirós reconoce que “no va a ser fácil que encontremos un sitio apropiado” sí asegura que “estamos en ello”.
Solicitudes de documentación
Además de la conservación, otra de las misiones del AGMS es la de atender a las peticiones de documentación. En un año se reciben alrededor de 1.500 solicitudes de organismos oficiales y 3.500 de investigadores, de los que aproximadamente un 6 por ciento son extranjeros, y unas 500 de los que hacen uso de la sala de consulta, lo que obliga en total a unos 24.000 movimientos de documentación. Además, aunque no es una tarea primordial, se atiende a aquellas visitas que deseen conocer las instalaciones, a las que además se les ofrece una exposición de diferentes temas de interés de los que se disponga de documentación en el archivo. En este sentido, la media de visitantes al año ronda l
as 800 personas. Para concertar una visita al Archivo solo hace falta llamar al teléfono 921460238
Para atender a las solicitudes de documentación se realizan más de 100.000 reproducciones en papel y soporte digital lo que permite ir incrementando en este último caso la base de datos informática que actualmente contiene más de 400.000 imágenes. Uno de los sistemas de petición de documentación, el más sencillo y efectivo, es recurrir a la web portalcultura.mde.es donde, en la página específica del Archivo se encuentran los datos de contacto y el modelo de impreso de solicitud de documentación que, una vez cumplimentado puede remitirse al AGMS. Toda la documentación está sujeta a la normativa de acceso actualmente en vigor, en la que sobre todo se tiene en cuenta aquella relacionada con la protección de datos.
Antecedentes y creación del AGMS
Para conocer la historia del AGMS hay que retrotraerse al 6 de marzo de 1862, fecha del incendio que asoló la fortaleza. La finalización de las obras de restauración, que se prolongaron 20 años por diferentes avatares, terminó moviendo al Ayuntamiento de Segovia a solicitar al Ministerio de Fomento a cedérselo al de la Guerra, que lo terminó destinando en 1896 a Archivo Central de Artillería y Parque de Artillería ,aunque este último no se instaló finalmente en el palacio-fortaleza.
Más adelante y por real decreto de 22 de junio de 1898 se creó el Archivo General Militar, ordenándose que se instalara en el mismo lugar donde se encontraba el Central de Artillería, es decir, en el Alcázar de Segovia. Se sumaron, entre otros fondos, la documentación procedente de las inspecciones de Infantería, Caballería e Ingenieros, que se encontraba en Alcalá de Henares, Aranjuez y Guadalajara, así como después del desastre del 98, de Cuba, Puerto Rico y Filipinas.
Foto: imágenes de las salas del Archivo Militar del Alcázar/ Javier de Andrés
