Ponen la cara al hospital y se encargan de regular el flujo de pacientes. Por sus manos pasa toda información que genera un centro hospitalario, y son los encargados de la gestión íntegra del paciente, de ponerlo en la mesa del quirófano. “El médico es quien opera de prótesis de cadera, pero el Servicio de Admisión es el que le ha llamado, le ha citado, le ha preparado el preoperatorio, la cama, ha buscado su historia, le ha hecho radiografía previa para que esté preparada…” Así explica Soledad Sañudo, presidenta de la Sociedad Castellano y Leonesa de Médicos de Admisión y Documentación Clínica, el trabajo callado de estos profesionales que en la Comunidad suman 800 y que esta semana, los días 10 y 11 de junio, celebran las XIV Jornadas Nacionales de Documentación Médica en Valladolid. A la cita acudirán los primeros espadas de esta especialidad, entre ellos Nelly Leon-Chisse, de la American Hospital Association, que por primera vez visita España y es pionera en el sistema de clasificación ICD-10, que el Ministerio de Sanidad podría implantar en meses.
Existen 800 profesionales en Castilla y León volcados en la gestión de la documentación clínica, ¿exactamente en qué consiste su labor, considera que está lo suficientemente reconocida?
Nacimos en los años 80, cuando se detectó que era necesario que los hospitales españoles supiesen qué actividad desarrollaban. Alguien tenía que medirlo, para lo que fue necesario establecer una conexión con el sistema de información. Los originales procedían de las historias clínicas, y se vio que recopilando toda su información y cruzándola el sistema sanitario podía saber qué actividad desarrollaba. Comenzamos siendo expertos en documentación clínica, en el manejo y tratamiento de las historias y de su información. Después, fuimos evolucionando a raíz de la creación, del Sistema Nacional de Salud público y global que implicó el aumentó del número de pacientes atendidos, la aparición de las listas de espera… Se detectó que los hospitales no sólo necesitaban expertos en compilar la información para conocer su actividad, sino que había que organizarla.
Es decir, ¿dieron el salto a la gestión de pacientes?
Sí, los pacientes tenían que llegar al hospital de una forma organizada, programada… A partir de ese momento asumimos estas dos áreas: la documentación clínica y la gestión de pacientes. Todos los pacientes que vienen al hospital vienen con un flujo. El que pone al paciente en la mesa del quirófano es el Servicio de Admisión. El médico opera de prótesis de cadera, pero el Servicio de Admisión es el que le ha llamado, le ha citado, le ha preparado el preoperatorio, la cama, ha buscado su historia, se la ha pedido la radiografía previa para que esté preparada… Son dos patas complementarias. Lo cierto es que como profesión hemos evolucionado mucho. Somos los que llevamos la gestión operativa del hospital, es decir, la organización de los procesos operativos y, por tanto, el sistema de información.
¿Cómo se llega a médico de admisión y documentación clínica, existe una especialidad como tal?
Especialidad vía MIR no tenemos, pero sí tenemos reconocida la categoría profesional, al igual que ocurre con los médicos de Urgencias. Las dos categorías se reconocieron en el año 2001 en España. Contamos con un sistema de formación vía máster que se imparte en varios sitios. Comenzó en Valencia, y luego se extendió a Cataluña, a Granada. Para contar con formación específica tenemos que realizar un máster de tres o cuatro años. Somos muy diversos, los hay especialistas, inspectores, médicos generales, pero todos contamos con esta formación.
¿Sería preciso que se reconociera vía MIR?
Sabemos que es complicado, sobre todo porque algunas especialidades en la convergencia con Europa están disminuyendo, incluso hay especialidades en España que se quieren quitar, porque se dan sólo en este país. Lo que sí queremos es estar en algún tipo de troncalidad, algo en lo que está trabajando la Sociedad Nacional de Documentación Médica con el Ministerio de Sanidad. En estos momentos, no existe una asignatura como tal, pero los MIR de todas las especialidades han detectado que cuando hacen este examen, se les hacen preguntas de gestión clínica, de pacientes y de los sistemas de información. Ellos mismos se dan cuenta cuando llegan al hospital de que no saben nada al respeto. La Universidad siempre va un poco por detrás de la realidad social en todos los campos, y en medicina también. En Castilla y León se están dando pasos, de modo que se va a contar con los médicos de admisión para que los residentes reciban esta formación, independientemente de la especialidad, como se quiere hacer con otros aspectos como la ética médica y la investigación.
¿Qué están aportando las nuevas tecnologías a esta actividad, y qué nuevas posibilidades abren para la gestión de citas, pruebas diagnósticas, intervenciones…?
Es la gran revolución de nuestro trabajo, pero como ocurre en general en otros muchos ámbitos médicos o no. Las nuevas tecnologías están aportando agilidad y facilidad en el manejo del tratamiento de los datos y de la gestión de pacientes. El Servicio de Admisión tiene dos herramientas de trabajo: la informática y las personas. No tenemos más. Evidentemente, toda la información del paciente, las citas, la cama, sus datos de identificación… todo está informatizado, aunque la organización hospitalaria se puede hacer de manera manual. La informática facilita las cosas, pero no es la que explica el origen. Sólo es la herramienta. La otra parte, el personal, es la importante. Las personas que trabajan en el Servicio de Admisión son las que ponen cara al hospital. Es un personal entre el que hay médicos, enfermeras, auxiliares administrativos, celadores… que está especialmente motivado y formado para el trato con las personas, que tiene que conocer muy bien la organización del personal y tiene que ser el intermediario entre los pacientes y el hospital.
¿Qué grado de desarrollo alcanza ya la historia clínica electrónica en Castilla y León?, ¿para cuándo una historia única para atención primaria y especializada?
Necesita un desarrollo mayor, pero no es tan fácil. La tecnología puede permitir que el médico de primaria pueda acceder a la historia clínica del hospital y viceversa, de hecho es en lo que se trabaja, pero informatizar una historia clínica es muy difícil. Si se ha tardado tanto tiempo, y todas las comunidades y los países está aún en ello es porque no es nada fácil. Hay muchísima información, muy diversa, muy compleja, muy dispersa; existe un aspecto vital que es la confidencialidad, porque las historias clínicas son las bases de datos más sensibles que existen… Todo esto hace que, aunque tecnológicamente se pueda, en la práctica hay que hacerlo con mucho cuidado. En Castilla y León se está avanzado mucho. Hay ya dos sistemas, el Jimena, para especializada, y el Medora, para primaria, que están en diverso grado de desarrollo y que una vez implantados se unirán.
¿Cómo puede ser tan complicado?
Una de las mayores dificultades es la identificación del paciente. Nosotros somos expertos en esto, pero, de verdad, si fuera tan sencillo ya se habría hecho. En el ámbito supracomunitario, el Ministerio está desarrollando un proyecto de historia digital, muy sensato, donde hemos participado. Lo que pretende es que si estás en Murcia, el médico, consultando una base de datos central, pueda acceder a la información más relevante del paciente de cualquier hospital. No toda, pero sí la mínima para poder seguir la asistencia. En los años 60, la OMS ya dijo cuáles eran los pasos que tenía que seguir la historia clínica y fijó el nivel mínimo y máximo. En este diseño, el Medical Record Linkag, ya se marcaron los pasos de un elemento que es fundamental, del que no se puede prescindir y que procede de Hipócrates. Lo que ha cambiado ha sido el soporte. La historia clínica no es un diseño informático. Una cosa es la tecnología y otra, la idea, lo que hay debajo. Las grandes empresas están vendiendo el desarrollo de historias clínicas electrónicas, son grandes proyectos de I+D+i, pero este proyecto hay que concebirlo no como un proyecto informático, porque así no funciona. Si no se plantea como un cambio organizativo del cual la informática es la herramienta, no funciona.
Decía que una de las mayores dificultades es la identificación de los pacientes, ¿por qué?
A priori es sencillo, pero a un hospital llegan muchos inmigrantes que no están empadronados, extranjeros… Parece una bobada, pero no es tan sencillo en un centro donde cada día hay 600 pacientes ingresados; se realizan cien intervenciones; cada día acuden 2.000 personas a consultas, y a cada persona hay que hacerle lo que le corresponde. Somos los responsables máximos del fichero maestro de pacientes, que incluye todos los que han venido y los que vendrán. Esto nos permite identificar adecuadamente a una persona que, por ejemplo, entra en coma y de la que sólo conocemos su nombre y apellidos. Tenemos que asegurarnos que todo lo que hagan a un paciente sea porque se lo tienen que hacer.
La historia clínica del paciente es un documento privado, ¿qué sistemas se utilizan para garantizar esta privacidad?
Cuando el Ministerio de Sanidad aprobó nuestra categoría nos hizo responsables de la custodia de los archivos y la historia clínica, y quienes están trabajando en el Servicio son perfectamente conscientes de que trabajan con una información muy complicada. Por ejemplo, los pacientes tienen derecho a acceder a su historia clínica. Cuando la piden, al ser confidencial, tenemos que articular fórmulas para asegurar que es el paciente y que los datos llegan a él y no a terceros. Con la historia clínica electrónica el planteamiento es mucho más serio. Por un lado, se sabe perfectamente quién está entrando en un documento, si es un acceso legítimo o no. Pero a la vez es mucho más fácil hacerlo, ya que antes había que ir al archivo y buscar entre miles de documentos un papel, no era tan fácil. Por esto se está tardando mucho en desarrollar las historias clínicas electrónicas, porque hasta que no exista un sistema perfectamente garantizado y que asegure que esos accesos ilícitos no se van a dar, no se puede implantar.
La próxima semana, los días 10 y 11 de junio, celebran las XIV Jornadas Nacionales de Documentación Médica en Valladolid, ¿qué aspectos se abordarán en este foro y qué va a aportar a esta especialidad?
Hemos querido organizar unas jornadas con mucho impacto, con las primeras ‘estrellas’ del mundo. La persona más importante en documentación, Nelly Leon-Chisse, de la American Hospital Association, va a estar para explicar su experiencia en Estados Unidos. Es la que lleva todos los sistemas de información, los lenguajes documentales en EEUU, y está trabajando con un sistema que ahora se va a extender al resto de países. Además, cuando el Ministerio de Sanidad está hablando de que va a implantar en 2010 la ICD-10 (sistema de clasificación), es un honor contar con Leon-Chisse, más aún cuando es la primera vez que viene a España. Para hablar de terminología, que es la base para que la informatización de la historia funcione, vamos a contar el mayor experto del mundo, con Joe Schramm, que también viene de Estados Unidos. Tenemos también a los primeros espadas que nos van a hablar son el uso de las nuevas herramientas para la integración de los sistemas de información; los servicios de admisión y documentación en relación a las nuevas formas de gestión sanitaria, y queremos saber cómo nos ven los pacientes y los profesionales.